El secreto mejor guardado de la caja de tu negocio

Cada tanto escucho frases como “No hacemos ni cierres, ni arqueo de caja porque lleva mucho tiempo y es muy difícil

…desde ya te digo que esa afirmación es un error garrafal.

Lo difícil deja de serlo cuando lo aprendemos. Allí se convierte en fácil.

Esas palabras son las que le digo a mi pequeño todo el tiempo y creo que funciona muy bien. (Al menos hasta ahora)

Y ¿Por qué es un error garrafal?

Aunque es una expresión muy antigua y mucha gente debate de donde proviene la palabra garrafal, viene justo al caso porque sin dudas es una GRAN falla no hacer, ni el cierre de caja al final del día, ni los arqueos en cualquier momento del día laboral.

Empecemos por el inicio.

¿Qué es un arqueo y un cierre de caja?

Supongo en este ejemplo que tenés un negocio físico de venta al por menor, tienda o del tipo kiosco que funciona durante 8hs por día.

Si vamos a la definición de arqueo mas específicamente en lo que hace al área contable, hay mas información en muchos lados como aqui donde esta muy bien explicado, pero sin dudas no es exactamente de la manera por la que lo cito en este artículo.

Aqui lo trataré de una forma mas amena para la cartera de la dama y el bolsillo del caballero, sin enrollos técnicos de contador y por qué lo considero muy útil para tu negocio.

El arqueo de caja es el conteo parcial que se hace en la caja del negocio en un momento determinado para comprobar que lo que se ha marcado en el sistema de gestión (si tu negocio usa uno), en la planilla de excel o en la hojita de ventas, (tipo almacenero) corresponde con lo que hay en la caja en ese momento.

Dicho en una forma mas simple todavía podría verse este ejemplo.

Ejemplo de arqueo de caja

Son las 10 de la mañana y se te ocurre chequear cuanto dinero hay en la caja.

Vas a la caja, realizás el conteo de dinero y lo contrastás con lo que dice que se vendió (Ya sea por sistema, planilla, hojita).

Listo, ya hiciste el arqueo.

Todo muy lindo y bien explicado…

Pero tengo una duda…

¡No coincide lo que dice la planilla con lo que hay realmente en la caja!

PERFECTO porque para eso sirve el arqueo!

Si trabajo solo ¿Para qué necesito hacer arqueo?

El gran problema de estar atendiendo vos solo a full en tu negocio y mas aún si tenés empleados a cargo que manejan la caja, es que llega un momento donde la caja cobra vida propia.

Tanta vida que muchas veces se hace un despelote bárbaro y no se tiene ni noción de lo que está pasando en realidad allí dentro.

Es cierto que muchos son de excusarse con “El sistema me dice que tengo XXXXX en este momento dentro de la caja” pero si vamos a los panes (A la realidad) lo que vale es lo contante y sonante, porque no sirve de nada si el sistema dice 1000 y hay solo 20 dentro de la caja.

No quiero que se tome este post como referencia de la excelencia ni mucho menos. Solo quiero que se tenga en cuenta que no hay que dejar las cosas libradas al azar y menos aún con el dinero de la recaudación.

Retomamos entonces la conversa

Ya hicimos un arqueo de caja y el resultado dio diferencias entre lo real y lo que debería haber.

Rápidamente tenemos que accionar para que no se haga una bola de nieve, por lo que, si sos vos solo el que atiende, cobra al cliente y repone los productos, deberás prestar mucha mas atención porque seguramente estas anotando pésimamente las ventas que hacés o estas cobrando terriblemente mal (De más o de menos).

Si en cambio tenés uno (o mas) empleados a cargo de la caja, la acción podría enfocarse en parar la pelota, hablar un momento sobre lo que está pasando, solicitar que se preste mayor atención y que debería mejorar sustancialmente en el próximo arqueo.

Escuché una vez que decían alivios de caja

A todo esto es bueno que tengas en cuenta que el dinero mas grande (de mayor denominación) generalmente no sirve para dar vuelto, por lo que es bueno adoptar una política interna en tu negocio de ir haciendo “alivios” durante el día.

El alivio no es otra cosa que retirar dinero de la caja cada cierto tiempo para minimizar “los riesgos de que se pierda”.

Aqui hay un post donde un muchacho habla de eso y su experiencia con los alivios a un nivel de supermercado.

Es conveniente hacer un alivio cuando haya muchos billetes de alta denominación y/o mucho dinero en cambio chico que también muchas veces entorpece la labor.

El cierre de caja

El cierre de caja ha llegado por fin.

Se terminó el día laboral y llega el momento de contar todo el dinero que hay en la caja.

Si releemos un poco mas arriba, nos daremos cuenta que el recuento de dinero de la caja es un “arqueo” por lo que entonces para hablar con propiedad, haremos un arqueo de caja y posteriormente el cierre de la misma.

El cierre de caja en un ejemplo

Son las 10 de la noche y ya cerraste el negocio.

Vas a la caja y contás todo el dinero que has recaudado y también sumás las tarjetas, los vouchers, etc.

Esta cantidad de dinero total, debe ser la misma que lo que dice el sistema, excel o planilla de ventas totales.

Si no es igual lo que dice la planilla y lo real que se recaudó, debes hacer lo mismo que en el arqueo, tomar acción si es mucha la diferencia para arriba o para abajo.

Siempre es bueno tener un margen de tolerancia, pero es bueno también recalcar que si sobró dinero o faltó dinero las cosas hay que mejorarlas si o sí.

Si sobró dinero quiere decir que NO se marcaron las ventas en la planilla o sistema. (MAL)

Si por el contrario faltó dinero, quiere decir que a algún lado se fue. Ya sea que fue a parar al bolsillo de un cliente en un vuelto mal dado o al bolsillo de alguien… mas… No lo sabemos, ni lo sabremos nunca.

Resumiendo los conceptos

  • Arqueo de caja: Recuento de lo recaudado en cualquier momento del día.
  • Alivio de caja: Retiro de dinero de alta denominación en cualquier momento del día.
  • Cierre de caja: Arqueo de caja y cierre definitivo hasta la apertura nuevamente.

BONUS TRACK

El Bonus track es para la apertura de caja, porque algo que no dije en todo este texto es que te puede ser muy útil el hecho de realizar las aperturas de caja de manera estándar todos los días.

Esto es bueno hacerl en el cierre (el día anterior) y así puedas tener en cuenta de preparar la apertura de caja del día siguiente con el cambio necesario para arrancar el día.

Con estándar me refiero al monto de dinero en cambio chico que dejarás para realizar la apertura el siguiente día.

¿Me das un ejemplo de apertura de caja Ezequiel?

Si! os córs!

Supongamos que querés dejar $800 en cambio para arrancar el día siguiente. Aunque siempre esto depende del rubro, en general podrías preparar:

  • 1 billete de $100 ($100)
  • 4 billetes de $50 ($200)
  • 10 billetes de $20 ($200)
  • 10 billetes de $10 ($100)
  • 10 billetes de $5 ($50)
  • 25 billetes de $2 ($50)
  • 25 monedas de $2 ($50)
  • 50 monedas de $1 ($50)

Con esto quedaría armada la caja para arrancar el día siguiente.

Solamente para poder usarla y empezar el día correctamente deberás hacer el recuento con la persona a la que le entregás la caja y listo! (Porque el dinero en cambio chico ya lo preparaste!)

Espero que ahora entiendas el por qué de la importancia de hacer un arqueo, un alivio, un cierre de caja y una apertura correcta.

No le pierdas el rastro porque en cuanto se te escape, perderá dinero seguramente.

BONUS GIFT

Tengo un regalo para reforzar todo esto que te recomiendo que hagas en tu negocio de una vez por todas y des el gran salto del cierre de caja por día, alivios y arqueos.

Por eso te dejo el enlace al archivo en PDF listo para que lo descargues, lo recortes y lo uses directamente en tu negocio.

LINK DE DESCARGA AL PDF

Seguramente marcará un antes y un después.

¿Tenés dudas con el cierre de caja?

Comentalo aqui debajo que por ahí alguien te ayuda 😉

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