Mega Guía de implementación de sistemas de gestión en el negocio

En esta mega guía de implementación de sistemas de gestión en el negocio, hago una recopilación de todo lo que escribí para otros proyectos y lo nuevo que aprendí en formaciones, cursos y demás.

Tenés un índice para poder ir directo al contenido que más estés necesitando.

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Cómo saber si necesito un sistema de gestión?

En varios años asesorando dueños de negocios para tener mas tiempo personal, mejores ingresos y un equipo de trabajo confiable he recibido muchas preguntas, pero hay una en particular que nunca falta. “¿Cómo puedo yo saber si necesito un sistema de gestión?” y me he dado cuenta que esta pregunta no es muy sencilla de comprender para los encargados, responsables o dueños de un negocio.

Y ¿Por qué digo que no es muy sencilla? Por la simple razón que es algo nuevo y solamente por ser nuevo siempre tiene ese no se qué, ese miedo, esa incertidumbre de saber si servirá o no para el rubro.

Lo que piensa la mayoría de dueños de negocio como vos

imposibleLo primero que creen todos (al menos los que yo visité y conozco) es que SU rubro de negocio y su propio negocio es un reverendo lío a nivel general por las marañas propias del rubro en que está inserto.

Algunas frases que escucho a menudo referidas a este tema son:

  • “Yo tengo mas de xxxx productos… es un loquero
  • “Los servicios que ofrecemos son alrededor de xxxx y sería imposible volver a cargarlos todos”
  • “La base de datos que tenemos es inmensa, me hicieron comprar un disco de 1 tera para el programa”
  • “Ya bajamos 3 programas gratis y ninguno nos funcionó..”
  • “Tenemos muchísimos clientes… son mas de xxxx

Muchos son los casos en que se piensa dentro de la empresa, que los productos y clientes que tiene mi negocio son un montón.

Y la realidad dice, que en la mayoría de los casos no es tan asi…

En la mayoría de casos en que he participado, mis números dicen lo siguiente:

  1. En el rubro servicios he visto un promedio entre 20 a 150 items comercializables y entre 300 a 1000 clientes(según la especialización del rubro)
  2. En el rubro de ventas minoristas y al por mayor, he visto un promedio entre 5000 a 10000 productos y entre 1000 a 11000 clientes (también según el rubro y la categoría, porque no es lo mismo una ferretería que un almacén o un multi-rubro que un kiosco tradicional)

Y aunque uno no piense conocer algún negocio de estos, son mas habituales de lo que parecen ya que sucede perfectamente en los casos de empresas chicas a medianas como las que conocés y hasta seguramente visitás a diario, donde vas a comprar ropa, comida, electrodomésticos, etc.

Ahora… volviendo a la pregunta, ¿Necesito yo un sistema de gestión?

Y vuelve a ser la pregunta del millón porque si hacés una consulta a los conocidos algunos te dicen que sí, otros te dicen que no, otros dicen que algo básico estaría bien, otros dicen que podés hacerlo con una planilla de cálculo tipo excel, que compres un sistema por internet, que no compres por internet y otros que busques algo en la zona donde vivís para tener buen soporte técnico, etc. y en definitiva ninguna respuesta te sirve del todo.. de hecho te asusta mas aún este tema.

La respuesta a boca de urna con el objetivo directo

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Sin conocer tu rubro, ni tu estilo de negocio, ni la envergadura del mismo, pero teniendo en cuenta que estás leyendo esta publicación porque necesitás algo de ella, yo creo que lo que mas te ayudaría a decidir por una cosa u otra es el objetivo directo que querés lograr con esta nueva implementación de sistemas de gestión.

Como ejemplo, el objetivo directo en muchos casos de éxito que he visto, han sido desde poder ordenar el depósito y controlar las ventas que se hacen en el negocio hasta poder verificar los stocks de productos que se tienen en determinados depósitos y poder cargar todos los clientes.

Si tu objetivo directo esta entre alguno de ellos o es similar, seguramente estarías necesitando un sistema de gestión con al menos un módulo de productos con control de stock, otro de clientes y uno de TPV o POS (Terminal de Punto de Ventas)

Tené en cuenta que si necesitás hacer factura electrónica de AFIP, como la mayoría de los negocios hoy por hoy en Argentina, deberías contemplar que el sistema que buscaste tenga un módulo que cumpla con esta característica para poder facturarle correctamente a tus clientes.

La solución clásica: Un sistema persona-dependiente

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Ahora bien, todo muy lindo, pero ¿Me puede decir Ud por qué necesito un sistematodo en uno si puedo usar Excel para los clientes y productos, Access para tener mi “programa” de punto de venta y hacer facturas electrónicas pagando un fee mensual por una cantidad x de facturas electrónicas sin instalar nada mas?

Justamente por esa misma razón.. todo está separado y requiere del “humano que sabe” como requisito indispensable para que esto funcione. Eso sí.. donde esta persona no esté.. será muy difícil poner en marcha esta maquinaria.

Los productos debo poder asociarlos con su stock, el stock con sus depósitos, los depósitos con el punto de venta, el punto de venta con los clientes y los clientes con su facturación electrónica.

Sencillo ¿no?

Como lograr un buen resultado

La mejor forma que me ha resultado a lo largo de este tiempo es el gran hincapié en la capacitación y aprendizaje de las herramientas de trabajo para que “todos sepan todo” y aunque esta frase se lea como que abre una brecha donde el negocio quedaría expuesto a que lo vandalicen, en la práctica demuestra lo contrario.

Una analogía con el automóvil sería que si a uno le enseñan solamente a encender el auto, pisar el embrague, colocar la palanca de cambios en primera y de a poco soltar el embrague mientras se pisa suavemente el acelerador, seguramente el auto va a salir andando.

Ahora si eso es lo único que me enseñaron, porque no me correspondía hacer el curso de manejo del volante, estamos perdidos… Suele pasar que por instinto y el tiempo, aprendí a usar el volante y luego de un tiempo he llegado a poner segunda o tercera y hasta escucho música con el estéreo, pero en la capacitación nadie me dijo que para circular correctamente en las calles de la ciudad hay reglas de tránsito que cumplir y que si no las respeto, los señores de negro parados en las esquinas, me pueden poner una multa…

Esto sucede en forma similar en la implementación de sistemas de gestión como cualquier herramienta en la empresa. Si no se enseña/aprende correctamente y/o se escatima en brindar la posibilidad de hacer conocer el alcance global de la misma, posiblemente no cumpla con creces la función para la que fue colocada.

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Un ejemplo claro en la empresa puede ser cuando los colaboradores saben qué hay mas allá de la carga de un producto con su nombre y código de barras correcto, podrán saber que esos datos son vitales para poder encontrarlo desde el punto de ventas, necesarios para un control de stock sencillo, visualizar reportes, etc.

Pero ojo que este planteo sobre “todos sepan todo” no implica, ni requiere que todos deban tener acceso a todo. Para eso esta el nivel de permisos de accesos que debe tener la herramienta para que se permita ser usado en forma multiusuario con accesos diferenciados según sea el perfil de la persona que lo utiliza y en qué área.

Resumiendo cómo saber si necesito un sistema de gestión

En resumen, simplemente podés repasar de nuevo esta publicación y analizar brevemente dos cosas. Una es si estás usando varias herramientas para lograr los resultados actuales en tu empresa y la otra es si para lograr esos resultados, la realización se vuelve persona-dependiente, es decir que una sola (o pocas) personas “saben” cargar productos, modificar stocks, etc.

Si tu caso es que ya tenés un sistema de gestión con todas las herramientas centralizadas en el mismo, podés analizar si te sirve realmente o sólo lo estas usando a media máquina. Desde ya puedo vaticinar que si tu respuesta es que lo usás a media máquina, seguramente hay herramientas alternativas como el Excel que esta cubriendo el resto de funciones.

Resultado: Estas trabajando doble.

¡Qué complicado es este mundo de los sistemas de gestión!

Si, es un tema que muchos “implementadores” de sistemas lo exponen como un mito y como algo extremadamente complejo, pero no es tan así.. es tan complejo como otras áreas dentro de la empresa, pero tiene esa cuota de aditivo que le ponen inevitameblemente algunos “profesionales” del rubro…

…que se quedaron en el tiempo..

¿Por qué debo usar un sistema de gestión en mi negocio y cómo debería abordar este tema?

Dolibarr LogoEsta es la primer pregunta a la que me enfrento cuando me hacen consultas sobre el sistema Dolibarr que posibilita manejar la gestión integral del negocio como ERP/CRM muy potente y super sencillo para utilizar en mas de 50 rubros diferentes.

No se por dónde comenzar

Partamos de algo que nos dice el sentido común y que también se suma a la lógica.. comencemos por el “orden“.

El tener los productos ordenados físicamente para que a simple vista sea sencillo de encontrar es lo primordial. Si tu rubro es de un negocio con atención al público, para los clientes no solo le dará buena imagen de tu comercio, sinó que también ayudará a que vos también encuentres y sepas perfectamente donde están las cosas que ofrecés y obviamente querés que se vendan como pan caliente.

Esta modalidad de mantener un orden, puede ser de utilidad para todos los casos donde la recepción y atención al público estén a la vista (como sucede en zapaterías, tiendas de ropa, librerías, heladerías, etc).

Tengo todo a la vista en mi negocio

Por otra parte se encuentran los casos de negocios y comercios que simplemente son una o varias oficinas y a veces ni siquiera tienen atención al público donde el orden ya no es algo opcional sinó una prioridad para que demuestre ser el lugar correcto para sus clientes.

stock y ventas

Y ¡Qué lindo es entrar a un lugar y que esté todo limpio y ordenado! ¿O no? Bueno, por esta misma razón, internamente tu negocio tiene que tener un buen orden porque como se sabe: “La venta es en caliente”. Si no aprovechás que la persona que está ahí delante tuyo y tiene el dinero, sumado a las ganas de comprarte tu producto, te perderás muchas oportunidades de hacerlo.

Como interviene el sistema de gestión en todo esto?

La respuesta es muy simple.. el sistema de gestión y control de stock interviene en casi todo este proceso tan difícil de manejar a simple vista.

Un buen sistema de gestión y stock permite que en poco tiempo y de forma fácil (es decir, con unos cuantos clicks) podés ajustar las cantidades según lo que tengas realmente en el exhibidor, podés visualizar fácilmente cuáles son los productos que mejor se venden, si las compras son en su mayoría en efectivo o tarjeta de crédito, etc. Saber qué días son lo mejores para tal o cual producto, etc.. Ya con estas pocas opciones comentadas te darás cuenta que el orden interno puede empezar a ser posible.

Decidirse, esa es la cuestión

sistema de gestion

La elección que hagas en cuanto al sistema de control de stock y ventas tiene que ayudarte a optimizar tu negocio de forma rápida, simple y segura. No por esto, tenés que dejar de trabajar como lo venías haciendo, sinó que el sistema debe acoplarse a tu forma de trabajar.

Recordá que: Un buen sistema de gestión en el negocio no es aquel que nos hace persona-dependientes sinó que ayuda a los usuarios brindando información confiable, segura y en forma ágil.

5 claves para hacer una implementación de sistemas de gestión super efectiva como si fuera un casamiento

En esta serie de 5 claves, vamos a ver la implementación de sistemas de gestión mas precisamente Dolibarr en haciendo la analogía con un casamiento.

sistema erpUn casamiento se podría tomar como una especie de proyecto a largo plazo. Por eso es posible encontrar similitudes entre la implementación de un sistema ERP como Dolibarr y aunque parezcan ser diferentes conceptos, un casamiento y la implementación del ERP pueden tener varios factores que garantizan el éxito.

Clave #1 – Lo primero es la visión compartida

El primer factor que garantiza el éxito – La visión compartida

vision compartidaEl hecho de planificar y armar el casamiento no es nada sencillo porque generalmente la forma de trabajar es totalmente distinta a cualquier cosa que hayas experimentado anteriormente.

Si no hay una buena conversación primaria en la que se pueda definir la visión compartida de todo lo que se espera, del compromiso, del entusiasmo y del compartir en sí, esta planificación puede llegar a ser mucho mas compleja y hasta significar problemas en la pareja llegando a niveles muy pesados.

Implementación de sistemas de gestión del tipo ERP

appicon_128De la misma manera, la implementación de sistemas de gestión del tipo ERP en la empresa lleva una decisión muy importante y en forma estratégica.

Todos los próximos usuarios del sistema ERP tendrán que lograr alineación y un gran compromiso para poder mantener una misma visión a futuro, lo cual es crucial para alcanzar el éxito en la implementación al cien por cien.

Asimismo, para poder garantizar que el proyecto en su totalidad cuente con el apoyo necesario dentro de la organización, será necesario promover la participación activa de los líderes.

comunicaciónPor otro lado la comunicación efectiva entre todos los grupos involucrados, será muy bueno para poder fomentar el uso entre todos los que necesiten la herramienta y asi poder cumplir los objetivos que se hayan establecido.

Un ERP como el sistema Dolibarr, permite aportar de manera muy eficiente a que esta visión compartida se pueda lograr en buenos términos.

Clave #2 – La correcta definición del alcance

Algo que es totalmente necesario y primordial para poder realizar la implementación de sistemas de gestión dentro del tiempo pactado y acorde al presupuesto, es la correcta definición del alcance.

¿Cómo se daría este ejemplo en el casamiento?

casamientoSeguramente a lo largo de los años hemos conocido parejas de amigos, familiares o conocidos que comienzan a planificar el casamiento y la mayoría tienden a preparar algo pequeño, con poca gente, mas bien íntimo, pero finalmente y llegado el momento terminan teniendo un evento completo con fotos, cátering, barra libre, música, cotillón, dj, animador, muchos invitados y un largo etc.

Te preguntaste alguna vez ¿Por qué es asi?

Es lógico! Un casamiento es algo único, emocionante, lleno de alegría y como algunos pocos eventos, será algo para recordar toda la vida lo cual puede llevar a que la magnitud del evento crezca con el tiempo.

Segundo factor que garantiza el éxito –  La correcta definición del alcance

correcta definición del alcance

En la implementación del ERP, puede pasar algo similar al casamiento.

Es cierto que el hecho de saber que se podrá contar con una innumerable cantidad de nuevas funcionalidades y que las mismas pueden llegar a solucionar los inconvenientes actuales es algo que suena muy atractivo y mejoraría los problemas habituales de productividad e ineficiencias en la empresa.

Pero no todo es color de rosas, porque si no se define correctamente el alcance del mismo, ya sea porque el vendedor de la aplicación no realice correctamente su trabajo antes de iniciar el proyecto o si sólo quería vender el producto de cualquier manera, no se llegará a buen puerto.

Quien implante el sistema debe definir correctamente y en forma clara, el alcance completo de la tecnología desde el principio ya que sinó será muy complicado gestionar ese alcance para el equipo de proyecto,

Los inconvenientes de una mala definición del alcance

tiempo-dineroEl problema de esto es que muchas veces será necesario realizar cambios en el alcance lo cual impactará negativamente en el tiempo de ejecución y en el dinero que se debe invertir siendo muchas veces mayor el gasto.

alcancePor ésto es necesario ser lo mas minucioso posible al momento de realizar la verificación inicial para dar con la correcta definición del alcance final.

Clave #3 – La planificación

Ahora veremos lo concerniente a la planificación ya que es algo tan importante que no podemos dejarlo fuera de nuestro objetivo bajo ninguna circunstancia.

El casamiento debe ser perfecto

casamiento2No cabe ninguna duda que algo tan importante como esto, debe ser simplemente “perfecto” ni mas, ni menos que eso.

La pareja lo merece y asi lo quiere, por eso vemos que en forma similar al alcance, la planificación de un casamiento es crucial para el éxito del mismo. Que el fotógrafo vendrá a tal hora, que las fotos de los recién casados (para colocar en el álbum) serán tomadas en tal o cual momento, que el servicio de cátering recibirá a cada uno de los invitados con una copa y unos canapé, en fin, muchos detalles a tener en cuenta.

planificaciónTodo al detalle

Esta planificación deberá ser muy minuciosa y detallada para cubrir la mayor cantidad de aspectos que tendrá el evento.

Ya con esto bien detallado, se podrá realizar un presupuesto lo más cercano posible a lo que será realmente y así no deberemos experimentar sobresaltos de último momento.

Tercer factor que garantiza el éxito –  La planificación

En la implementación de un ERP sucede algo muy similar, sin planificación puede haber gastos sobre la marcha que no teníamos contemplados y que pueden hacer mucho daño al proyecto.

Algo muy importante para no llegar a tener este tipo de problemas, es poder realizar de antemano una planificación bien detallada que incluya todos los aspectos críticos de la implementación en sí.

Esto puede ayudar notablemente a todo el equipo del proyecto a administrar de forma eficiente todos los recursos con los que se cuenta en el momento mismo de inicio de la ejecución del proyecto.planificacionerp

Optimización de tiempo y dinero

Es lo que mas se desea alcanzar en cualquier empresa, sea chica, mediana o grande. El objetivo suele ser el mismo para todos los casos.

Ahora bien, es cierto que muchas veces hay sorpresas por mas que se realice una planificación al detalle, pero es cierto también que cuanto mas al detalle se haya realizado, mas pequeño será el abanico de posibles sorpresas.

imprevistosEstos imprevistos, deben estar bien diferenciados de las solicitudes de cambio ya que es muy importante tenerlos en cuenta, pero no mezclarlos con otras acciones que puedan impactar en forma negativa sobre la totalidad del proyecto.

Clave #4 – Los requerimientos específicos

Sin dudas los requerimientos específicos son algo sumamente crucial en la implementación de sistemas de gestión del tipo ERP como en la planificación del casamiento.casamientosalon

Veamos que sucede en el casamiento

chefSeguramente cuando se planifica y prepara el evento, tomarás un buen tiempo con tu pareja proponiendo y decidiendo acerca de todo lo que se quiere disfrutar en ese gran momento.

Por esto se contactarán con gente especializada a la cual van a contratar para cubrir distintas funciones. Ya sea el chef, los mozos, el DeeJay, etc.

A medida que van creciendo los requerimientos específicos, aumentan también las opciones que podemos tener en el casamiento, lo cual te llena de alegría y ganas, pero aunque sea un gasto viable, el problema se encuentra en la organización de todo esto junto.

La solución está en manos de un experto

wedding plannerY entonces llega la solución a partir de la contratación de una experta en bodas o comúnmente llamadas “Wedding Planner” que les aportará un servicio profesional de ordenamiento de estos requerimientos específicos. Por supuesto sabemos que pueden presentarse algunos momentos donde es necesario mover algunas piezas y solo alguien profesional y con la experiencia correcta puede lograrlo sin hacer saltar la perdiz.

Por supuesto, a partir de ese momento todos los proveedores se alinearán a los gustos y necesidades, teniendo en cuenta los requerimientos específicos de la pareja desde el mismo inicio de la planificación.

Cuarto factor que garantiza el éxito –  Ser detallista sobre los requerimientos específicos de la empresa

detallistaEn la empresa, el hecho de poder saber perfectamente y al detalle todos los requerimientos específicos, logra un resultado similar a lo comentado recientemente.

La documentación crucial de la empresa debe ser bien manejada por el implementador para poder lograr hacer de intermediario entre los proveedores y la empresa.

Los proveedores

Y en proveedores me refiero a quienes, al igual que en el casamiento, proveen un servicio específico. Por ejemplo, desarrolladores de módulos específicos, interfaces de trabajo, el hardware que se usa, la información a ser procesada, etc. Todos estos proveen un servicio específico y lógicamente si uno mismo quiere ser quien los ordene y administre, deberá conocer al detalle cada uno de ellos.

La forma de trabajar implementando al mismo tiempo que tratar de disfrutarlo, o intentar hacerlo sin documentación completa, llevará a tener desfasajes en los resultados a lograr, por lo que es recomendable ante casos similares contar con un experto sobre el tema que se encargue de esto.

Disfrutarlo ante todo

Como último detalle la clave se enfoca a que se disfrute el uso de la herramienta. Que uno se sienta confiable utilizándola y que brinde los resultados que promete.

Ya pasó la época de antaño donde usar el sistema era cosa de gurúes. Hoy por hoy, todos deberíamos poder interactuar con el ERP sin problemas, siempre y cuando tengamos acceso y la capacitación adecuada.

Clave #5 – El cambio

Se sabe bien que cuando se empieza a asomar el cambio de sistema en la empresa aparece rápidamente otra de las similitudes con el casamiento… Un nuevo y desconocido hasta ahora estilo de vida, la forma de vivir, de alimentarse, etc.

El matrimonio y la nueva vida

recien-casados-1000x640Es un gran paso para cualquier persona y es algo muy profundo por todo lo que implica. Asimismo trae aparejado muchas cosas que seguramente no serán del todo iguales a los tiempos cuando ambos vivían en soltería.

Es lógico de pensar que cuanto mas preparada esté la pareja para afrontar estos cambios, mucho mejor será la transición y como dicen “Será mas duradera la luna de miel“. De por sí si analizaremos la situación con la analogía en el estudio, ya que nos preparamos durante toda la vida desde pequeños en el jardín hasta los estudios superiores para convertirnos en un profesional, pero no solemos realizar ninguna preparación especial para ser esposa o esposo.

Quinto factor que garantiza el éxito –  Gestionar el cambio correctamente

el cambioEn las empresas y organizaciones a menudo se pasa por alto esta tan importante preparación para que el cambio funcione correctamente como debe ser.

En la similitud con el matrimonio nos damos cuenta que mientras mas comprometidos, preparados y capacitados esten todos en el equipo de trabajo, mucho mas exitosa será la implementación con su transición hacia el nuevo sistema ERP.

Las actividades de cambio como eje

COMUNICACION ASERTIVAEsto no es mas que la incorporación de actividades que potencien el cambio organizacional durante toda la implementación de sistemas de gestión.

Aunque parezca raro, una de las actividades mas simples es la mas efectiva y es llamada comunicación.

El resultado será una comunicación asertiva o afirmativa realizado con una buena gestión de cambio.

Esta buena comunicación luchará con la resistencia al cambio (Algo muy normal ante cualquier tipo de cambio que se avecina) y será de excelente apoyo para que la iniciativa de cambio de sistema, sea incrementada a lo largo de todo el equipo.

El resumen de las 5 claves

dolibarr-gratisTanto el casamiento como la implementación del ERP, tiene como requerimiento principal un compromiso pleno de ambas partes incluídas.

Es esencial la visión compartida a futuro por parte de todos los involucrados, con un plan detallado en profundidad, sumado al presupuesto acorde al alcance que se haya establecido, no dejar de lado los requerimientos específicos ni dejar a la deriva la comunicación en la gestión del cambio.

La consultoría de expertos

consultoria expertosEs muy simple de entender visto desde esta manera:

  • Opción DIY (Hacelo vos mismo): Puedes hacer la implementación por tu cuenta teniendo en cuenta que tendrás que destinar recursos importantísimos como TU tiempo y TU energía, respetando la curva de aprendizaje que sea necesaria y que tendrás que ir conociendo los problemas a medida que lo vayas viviendo salvando los inconvenientes que se vayan dando en el camino.
  • Opción Profesional: Puedes contactar con un especialista en el tema, que realice gestiones de cambio, gestión de los procesos y todos los aspectos críticos que te aseguren el retorno seguro de tu inversión. La curva de aprendizaje será la correcta, los problemas estarán contemplados de antemano y seguramente lo único que tendrás que destinar en recursos será el dinero que cueste la solución. Incomparable con el tiempo, la energía y el dinero que destinarías en el caso anterior ya que utilizarás el tiempo y la energía necesarios para aprender la forma correcta de primera mano.

Para toda la vida

Asi como el matrimonio es para toda la vida, la implementación correcta del ERP en la empresa siempre será fructíferaen la empresa y será servicial aún para todos aquellos que participen en ella en el futuro.

Tips para el buen uso del sistema de gestión en la empresa

La posibilidad de pensar en cambiar de sistema por algo que viene funcionando hace años, muchas veces nos genera un poco de inconvenientes y un poco de ruido por dentro ya que por lo general, el ser humano tiende a estancarse en una meseta cuando las cosas van relativamente bien y los resultados muestran un saldo positivo (aún no siendo los mejores).

Ahora bien, en los casos que no se tiene un sistema como herramienta informática para trabajar, el golpe es aún mucho mas duro ya que pesan los cambios de tecnologías especialmente sobre las personas responsables, ya sean los dueños directos que estén involucrados en el negocio, sus encargados, y hasta los mismo empleados que posiblemente serán los usuarios que realizarán las mayores intervenciones.

rolodex-696x451Yendo un poco hacia atrás en el tiempo para las grandes ciudades y no tan atrás para las ciudades del interior del país, hace relativamente poco en muchos lugares se utilizaba una libreta para “anotar” los productos que se adquirieron en la “cuenta corriente” del cliente. Mas tarde, esta modalidad cambió y se pasó al sistema de fichero, manteniendo el mismo formato manual y analógico que la libreta, pero sin lugar a dudas un tanto mas ordenado.

La tecnología al alcance de todos

El ingreso de la tecnología en los hogares, hizo que en muchos negocios se permita tener alguna computadora para trabajar. Con esto nos acercamos mucho mas en el tiempo porque las bondades de tener algo directamente dentro de una planilla de cálculos tipo excel ha sido una gran ayuda para realizar cálculos automáticos y cuentas de clientes virtuales (similares a las fichas en papel) que traen aparejada una facilidad enorme de permitir cálculos automáticos con solo un click sin importar la cantidad de items.

Gracias a esta facilidad de realizar cálculos en forma casi instantánea con una computadora, se crearon muchas formas de hacerlo y hasta automatizarlos. Por esto muchos programadores crearon los famosos y hasta hoy, muy utilizados, programas freeware que son aquellos que se descargan de internet y que prometen hacer de todo, pero muchas veces y en la mayoría de los casos, vienen con limitaciones que no se desactivarán hasta que se registre el software pagando una licencia llegando a un punto de bloquear ciertos aspectos del programa para acceder a algunas funciones mas avanzadas y necesarias.

El ser humano es la llave de todo

A todo estos aspectos técnicos, se le suma la parte humana, donde es muy normal escuchar la frase Yo no se ni prender la computadora ó La tecnología no es para mi ó Mis empleados son muy viejos y no les da la cabeza para hacer eso.

4719777-the-matrix-trilogyPor eso también los clasifico en un común denominador de la mayoría de los casos que tuve. Y aunque no comparta mucho la expresión a continuación, la experiencia me dice que en la mayoría de estos casos las oportunidades de implantar un sistema son mucho mejores que cuando “saben usar” las herramientas informáticas.

La frase clásica que muchas veces he escuchado es la que dice Explicale a [nombre] que sabe de computadoras y que considero que es lo peor que se puede decir en un entorno laboral.

Por qué es lo peor?

  • Porque esa persona queda, en primer lugar, bajo una presión totalmente evitable que no es necesario creársela.
  • Porque no hay que “saber de computadoras” para poder ordenar los hábitos de trabajo en cuanto a las ventas y posibilidades de crecimiento en una empresa.
  • Porque se vuelve a tener un pensamiento persona-dependiente que no ayuda en nada a la formación de un futuro equipo de trabajo que quiera avanzar.
  • Porque lo mas importante es que todos (o la mayoría de los colaboradores) puedan interactuar y sacarle el jugo al sistema en cuestión ya que como explicaré en detalle mas adelante, el mayor compromiso para que funcione todo correctamente se produce cuanto mayor es la cantidad de “ojos” que ven, “oídos” que escuchan y “personas” que se involucran en aprender lo necesario para enfrentar este nuevo desafío.

Dos cosas a tener en cuenta al pensar en cambiar de sistema

Una de ellas es la posibilidad de que uno mismo, como responsable de un grupo que se encamine a ser un gran equipo de trabajo, se permita “pensar en cambiar de sistema“. Y no para cambiar porque si y falto de objetivo, sinó de hacerlo con una meta de mejora bien marcada y que permita poder salir adelante.

equipo-headerLa otra de las cosas importantes en el pensamiento de cambiar, es para mi el énfasis que se debe brindar en la capacitación desde los líderes a todos los colaboradores. Ya sea en forma externa, brindada por profesionales o consultores especializados, como la capacitación interna que puede brindar cualquiera que pertenezca al entorno y que tenga mayores conocimientos sobre un área en especial para que asi finalmente pueda irradiarlos hacia el resto.

Esto último no es sencillo de realizar a simple vista, pero sin dudas es recíproco y muy potente ya que hay que tener siempre en cuenta que “Enseñar es aprender dos veces” (Joseph Joubert)

Los 10 mejores consejos para elegir correctamente y realizar la implementación de sistemas de gestión exacta para tu negocio

Sí, con estos 10 tips ya podrás elegir.

Aunque parece largo y muy trillado el tema, realmente sé que ésto es lo que necesitás ahora.

No tenés que ser un gurú para elegir, y mucho menos en TU negocio, por eso, te recomiendo que sigas leyendo.

1- Sistema simple de utilizar

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Esto no es solo un requerimiento del software de gestión y punto de ventas como Dolibarr, sinó de cualquier software que se precie ser de esta época.

La simplicidad de uso y manejo, es lo que hace que el cliente que lo adquiera tenga el control total de la plataforma haciendo que lo sienta suyo y con esto podrá ampliar mucho mas la eficiencia en la utilización del mismo.

2- Rápido para ejecutar las tareas

rapidezLo peor que puede pasar en un sistema es que sea lento. La rapidez hoy en día es un requisito casi indispensable para todo ya que se prioriza el “YA” en muchos aspectos.

Que sea rápido para ejecutar las tareas que le indicamos es algo que debemos tener en cuenta al elegir un sistema de gestión.

3- Acceso Multiusuario

multiusuarioEsto significa que no solo una persona tiene su perfil asignado sinó que cada empleado tiene sus permisos y alcances de uso en el sistema.

No es algo menor ya que al momento de verificar distintas acciones que se realizaron en el sistema, es muy necesario saber quien y cuando se realizó como podés obtenerlo en Dolibarr.

4- Ajuste de stock e inventario

conteoEsta característica no la tienen de serie todos los sistemas de gestión (Algunos tienen esto como módulo opcional) y es algo muy necesario para realizar ajustes de inventario por conteo cíclico o similares.

El sistema Dolibarr lo tiene en una forma muy simple de utilizar yendo a la pestaña “Stock” y dependiendo el perfil de acceso que tenga el usuario podrá modificar las cantidades.

5- Venta sencilla

ventasEl proceso de venta debe ser SIEMPRE el mas sencillo y rápido posible. Porque como ya se dijo: “La venta es en caliente” y cualquier demora será contraproducente para lograr el objetivo.

Si el proceso de venta es sencillo, transparente y rápido, la probabilidad de que las ventas sean mayores se incrementa en un alto porcentaje.

Podrás ver los resultados de Dolibarr ya que es uno de sus mayores beneficios de serie y si querés especializarlo mas podés utilizar un módulo específico para tiendas o restaurantes que potencia varias veces la mejora.

6- Reportes necesarios

estadisticasNo todos los sistemas de gestión y puntos de venta ofrecen reportes o en muchos casos los ofrecen en forma de pago.

Esto es MUY importante de tenerlo presente ya que al menos se deben tener reportes mínimos que al menos Dolibarr en su versión estandar ya los tiene. Igualmente podés potenciarlo mucho mas con otros módulos según necesites.

7- Acceso Multipuesto

multipuestoEsta característica debe ser tenida muy en cuenta ya que hoy en dia cualquier negocio pequeño puede tener mas de un puesto con PC, tablets, netbooks, notebooks o smartphones para utilizar como punto de venta.

Tener en cuenta que muchos software ofrecidos en el mercado tienen esta posibilidad, pero residen en licencias costosas por cada equipo que vaya a utilizar el sistema.

8- Implementación Versátil

implementacionLa implementación de sistemas de gestión es otro de los momentos cruciales para que el sistema funcione y sea adoptado por los usuarios y empleados. El sistema de gestión debe adpatarse a las condiciones de tu negocio y no debe ser NUNCA al revés.

Pongo como ejemplo uno clásico de “colegas” que obligaron a un cliente amigo a comprar nuevos monitores porque el sistema “no se veía correctamente sin monitores nuevos” (Que ellos mismos vendían..).

9- Uso en Multiplataforma

multiplataformaLos sistemas de gestión y POS de estos tiempos deben poder usarse casi obligatoriamente en distintas plataformas.

Recordemos que antes los clientes solo usaban sistemas windows por lo que era este el requerimiento, pero actualmente el sistema debe funcionar en Windows, MAC, Linux y en dispositivos móviles del tipo Android o iPhone.

Las ventas se deben poder realizar desde cualquier sistema operativo!

10- Código Libre / Open Source

softwarelibreEsto resume mucho la elección de un sistema de gestión como también muchos otros software que necesitemos para optimizar nuestro negocio.

opensourceQue la aplicación sea de Código Libre u Open Source, nos brinda la posibilidad de ser dueños reales de nuestro código para poder modificar a gusto el sistema en un futuro.

Ya sea con el mismo programador con que iniciamos, como también algún otro de nuestra preferencia dejando de depender del mismo.

Por otra parte y no menos importante, esto significa que podemos disponer del acceso a todo nuestro sistema, evaluarlo, saber lo que hace internamente y modificar su comportamiento completamente.

Mi recomendación de software de gestión para usar en Argentina o latinoamérica

sistema de gestion argentina dolibarrRecomiendo lo mismo que utilizo internamente en mi propio negocio.

Realmente me encanta utilizar Dolibarr y eventualmente también poder desarrollar código o modificaciones para que sea utilizado en Argentina sin mayores inconvenientes. Poder realizar presupuestos, cargar los productos, los clientes y proveedores etc.

¿Por qué Dolibarr y quién lo usa?

Porque cumple con los 10 tips que se han nombrado arriba y muchos mas y porque lo uso yo mismo y muchos de mis clientes que a diario elaboran los presupuestos, contabilizan los productos en stock, hacen ajustes en los depósitos y la facturación o compra de productos a proveedores.

Cómo será, que hasta está incluído en mis programas de trabajo en los casos que tengo que realizar una implementación de sistemas de gestión, por lo que de veras lo recomiendo, yo mismo lo uso y también lo fomento para que todos los que puedan lo usen.

2 comentarios en “Mega Guía de implementación de sistemas de gestión en el negocio”

  1. Te agradezco muchísimo por este blog, esta guia verdaderamente da un punto inicial para la reunión con clientes.
    Actualmente creé una maquina virtual con php7-msql-apache2 para demostraciones on-site con mucho mejor rendimiento.
    Quedo a tu disposición para contactarme.soy de Paraná, Entre Ríos.

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